Tisztelt Szervezet!

A korábbi évek tapasztalatait alapul véve, valamint a 2022-re vonatkozó éves tervek feltöltése során gyakran felmerült kérdésekre tekintettel az éves tervek feltöltéséhez kapcsolódó adminisztrációs terhek csökkentése érdekében a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) az Intézményi Felhasználói Kézikönyv „Éves kommunikációs és szervezetfejlesztési tervek kezelése” fejezetét frissítette.

A kommunikációs és szervezetfejlesztési beszerzésekhez kapcsolódó adatszolgáltatási és tájékoztatási kötelezettséggel, valamint a hivatali vizsgálat gyakorlatával kapcsolatosan figyelmükbe ajánlunk néhány szempontot, amelyeket célszerű figyelembe venni a terv összeállítása során.

• A Hivatal támogatja az éves komplex kommunikációs, rendezvényszervezési vagy szervezetfejlesztési keretszerződések megkötését. (Amennyiben ez az adott szervezet működésének megfelelőbb, az időtáv lehet rövidebb is, pl. fél- vagy negyedéves.) Ilyen esetekben ezeket keretszerződésenként egy tervsoron célszerű szerepeltetni – a későbbiekben lehetővé téve ezek egy igényként történő bejelentését.
• Főszabályként az egy projekthez, kampányhoz vagy rendezvényhez kapcsolódó összes kommunikációs és rendezvényszervezési feladatot ugyanazon éves tervsoron szükséges a Portálon benyújtani. (A projekt alapú bejelentésre vonatkozó ajánlás a szervezetfejlesztési éves tervekre is irányadó.)
  • EU-s projekteket projektenként külön tervsorban kell szerepeltetni olyan módon, hogy az valamennyi felmerülő kommunikációs feladatot tartalmazza;
  • a több évet felölelő EU-s projekteket a támogatási szerződés aláírásának évében, a teljes projektidőszakra egyben kell szerepeltetni, tehát nem támogatott ezek évekre darabolása.
• Amennyiben nem komplex kommunikációs keretszerződés megkötésére irányuló beszerzést tervez a szervezet, hanem egy-egy szolgáltatási kategóriára, feladattípusra (pl. nyomdai gyártás, grafikai tervezés, online ügynökségi feladatok stb.) szeretne keretszerződést kötni, és e beszerzésével érintett feladatok nem kapcsolhatók közvetlenül egy adott projekthez: ezt külön tervsorban is szerepeltetheti az érintett szervezet.
• Több, kis összegű és/vagy egymástól független – a fentiek szerint részletezettekbe nem besorolható – igény esetében azokat egy-egy tervsoron, a Korm. rendelet 1. melléklete szerinti feladattípusok szerint kategorizálva szükséges benyújtani. (Pl. több kisebb belső rendezvényt, amelynél csak catering szolgáltatást vesznek igénybe, célszerű egy tervsoron, összevontan megjeleníteni.)
• Azon érintett szervezetek esetében, amelyek egy személyben több intézmény fölött látnak el koordinációs feladatot (pl. tankerületi központok, szakképzési centrumok) vagy különálló szervezeti egységeik vannak (pl. egyetemek karai), elsősorban szintén projekt(ek)hez kapcsolódó tervsorokat, a fennmaradó, konkrét projekthez nem kapcsolható beszerzéseket pedig szervezeti egységenként külön tervsoron javasolt benyújtani.
• Az éves terv összeállítása során, kérjük, vegyék figyelembe, hogy a Hivatal által elfogadott tervsorok tartalma a Hivatal döntését követően nem változtatható. A Hivatal által megvizsgált éves kommunikációs tervben nem szereplő kommunikációs és szervezetfejlesztési beszerzési igényeket kizárólag rendkívüli beszerzési igényként lehet benyújtani, az igény előre nem tervezhető jellegének alátámasztása mellett.
• Amennyiben az érintett szervezet az adott tárgyévre vonatkozóan nem tervez kommunikációs beszerzést, abban az esetben is szükséges ún. „nullás” éves tervet benyújtania, amit a Hivatal szintén elbírál.
• FONTOS! Az éves tervek jóváhagyása nem jelent automatikus hozzájárulást a Hivatal részéről az abban foglalt feladatok saját hatáskörben történő beszerzéséhez. A kommunikációs igényeket – azok felmerülésekor –az érintett szervezetek minden esetben kötelesek elbírálásra bejelenteni a Hivatal felé.

Az Intézményi Felhasználói Kézikönyv frissített verziója (v.6) az alábbi linken érhető el. A beérkező további felhasználói kérdések és észrevételek függvényében az útmutató további frissítése várható, amelyről minden esetben hírt adunk a központi közbeszerzési portálon.

Intézményi Felhasználói Kézikönyv v6.0

A 2022-es évre vonatkozó éves terv összeállításában Hivatalunk készséggel áll az Önök rendelkezésére. Felmerülő kérdéseiket a kozbeszerzes@nkoh.gov.hu kérjük megküldeni.

Köszönjük szíves együttműködésüket!

Üdvözlettel:

Nemzeti Kommunikációs Hivatal